Gerando arquivos PDF a partir do Office - Tecnologias

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Gerando arquivos PDF a partir do Office

Aqui vale a pena salientar que existem basicamente duas formas de gerar arquivos PDF a partir do Office:

  1. Save As...: Salvando o arquivo como sendo um PDF. Esta opção equivale a uma exportação do arquivo para outro padrão, portanto reserva algumas vantagens:
    1. os links existentes no texto são mantidos na versão PDF do arquivo;
    2. os bookmarks do Word são mantidos no arquivo PDF. Ainda que tenhamos de considerar que há uma diferença entre bookmarks do Word e de um arquivo PDF. No Word usamos bookmarks para referenciar partes de um documento ou blocos de texto, já num arquivo PDF eles se comportam como os cabeçalhos do Word, para destacar áreas específicas e criar a árvore de navegação do documento. Em razão desta semelhança a árvore do arquivo PDF (seus bookmarks) serão criados tanto a partir dos bookmarks do Words, quanto dos cabeçalhos dele;
    3. suas imagens de fundo (backgrounds) serão salvas normalmente no documento PDF, mantendo uma exibição semelhante a que você possui no Office;
    4. as marcas d'água, da mesma forma serão salvas normalmente no documento.
  2. Print to PDF: Esta opção é a utilizada quando instalamos um software que cria uma impressora PDF, que usaremos para a criação de nossos documentos. Esta era a opção mais utilizada até o Office 2003, pois só passamos a possuir o add-in grátis a partir do Office 2007. Neste método agimos como se estivéssemos imprimindo o documento. Ao mandar imprimir o documento na impressora PDF, abre uma janela perguntando o nome que desejar dar ao arquivo e o local onde queremos gravar ele. As características deste método são:
    1. só serão convertidos em links os textos que possuírem o link visível, ou seja, quando estiver digitado explícitamente no texto http://....... e ainda assim, apenas caso esteja habilitada a opção "Automatically Detect URL's from text" do PDF reader que o nosso leitor for utilizar. Exato, em resumo esta será uma função do software leitor e não de que usamos para imprimir. Os links que não aparecem explícitamente no texto, ou seja, aqueles que ficam ocultos em alguma palavra, fazendo com que ela mude de cor para identificar que há link, não serão convertidos. Naturalmente a palavra aparecerá em outra cor, indicando que havia um link nela, mas o mesmo não será clicável;
    2. os bookmarks serão perdidos, não sendo salvo nenhum tipo de referência a eles;
    3. qualquer imagem de fundo que exista no seu documento não será salva no arquivo PDF, pois este salvamento é considerado uma impressão e os programas do Office não imprimem imagens de fundo. Note que aqui me refiro às imagens de fundo (background) e não às marcas d'água. Adicionalmente você pode contornar esta limitação na caixa de impressão, selecionando "Print background colors and images" no Office 2007 (imagem abaixo), já no 2003 lembre-se que não é a opção "Background printing" em "Printing options", mas sim "Background colors and images" em "Include with document";
    4. já as marcas d'água serão impressas normalmente, sem que seja necessário marcar qualquer caixa de verificação. 

Ok, mas então qual usar?

A opção salvar como fará com que o documento pareça com o que você possui no Office, com seus links e tudo mais, incluindo os metadados (autor, ...). Pode ser que você não deseje isto, portanto deve avaliar antes de executar esta tarefa.

Por outro lado, imprimir para PDF fará com que o arquivo pareça com uma versão impressa do documento, sem mostrar metadados.

Agora a decisão é sua, espero apenas ter colaborado com esta tomada de decisão.

Published sexta-feira, 3 de outubro de 2008 10:59 by Paleo

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Comments

# re: Gerando arquivos PDF a partir do Office@ sábado, 25 de outubro de 2008 8:41

Estava procurando algo na net referente a criação de bookmark em pdf, e verifiquei esse texto de sua autoria, porém quando você diz que com save_as ele transforma os bookmarks do word em bookmarks para pdf gostei, mas qual o programa para fazer isso, já que não tem essa opção no word ?

Rodrigo

# re: Gerando arquivos PDF a partir do Office@ sábado, 25 de outubro de 2008 19:13

Rodrigo,

é no Word sim, mas precisas instalar o add-in que está em: www.microsoft.com/.../details.aspx

Paleo

# re: Gerando arquivos PDF a partir do Office@ sábado, 13 de outubro de 2012 16:58

I think you hit a blulseye there fellas!

Emily

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